Come ti cambio l’ufficio in senso smart: cinque passaggi chiave

di Luca Brusamolino*

Ho già avuto modo di parlare su questa pagina di smartworking, un concetto molto più ampio del lavoro da casa e che riguarda anche il re-layout degli uffici. Mai come in questi ultimi anni, infatti, la crescita costante di modalità lavorative e organizzative più flessibili sta portando molte aziende a ripensare i propri luoghi di lavoro e trasformarli in smart office risparmiando in termini di metri quadri e creando ambienti più attrattivi e produttivi.

Come sta cambiando l’ufficio?

Il layout tradizionale degli uffici è caratterizzato da un forte legame con l’organizzazione gerarchica dell’azienda e vede l’alternarsi di uffici chiusi per i manager (di dimensione crescente in base al livello), postazioni in open space per lo staff e sale riunioni per i momenti di incontro. La postazione è assegnata e fissa e questo, nonostante un lavoro sempre più mobile, non permette né di rimodulare e razionalizzare lo spazio, né di assecondare attività lavorative sempre meno individuali e ripetitive. Inoltre il fatto di compiere tutte le attività in open space genera dei problemi quali ad esempio il rumore, la mancanza di privacy e il senso di affollamento.

Dal punto di vista del design, gli ambienti sono caratterizzati da toni neutri con l’inserimento di colori che richiamano direttamente il brand aziendale, senza una ricerca dal punto di vista dell’interior design.

Dal modello basato sulla postazione assegnata e sulla gerarchia (desk based working) si passa oggi a un modello in cui le postazioni sono condivise (desk sharing) e il luogo in cui lavorare viene scelto in base alle diverse attività da svolgere (activity based working). Vengono realizzati quindi ambienti diversificati: ad esempio un’area brainstorming con lavagne e arredi colorati per collaborare in modo creativo, una biblioteca dove lavorare in pieno silenzio e potersi concentrare, dei phone booth insonorizzati per telefonare e comunicare in piena privacy senza fare rumore e delle zone relax per contemplare facendo una pausa ristoratrice e socializzare con colleghi di altre divisioni o con clienti e fornitori.

Grande attenzione è data anche alla parte di interior design che deve da un lato valorizzare la cultura e la mission aziendale e dall’altro migliorare il benessere offrendo ai dipendenti degli spazi dalla forte varietà sensoriale. La tecnologia riveste inoltre un ruolo cruciale e deve permettere di lavorare in mobilità anche all’interno dell’ufficio (banalmente con laptop e wi-fi diffuso), prenotare sale riunioni ed eventualmente scrivanie e poter collaborare con i colleghi con dotazioni multimediali adeguate e user friendly.

Change management: la chiave è coinvolgere le persone

Naturalmente la transizione dal vecchio al nuovo modello porta innumerevoli vantaggi e comportamenti virtuosi, ma è un passaggio che va gestito e accompagnato per permettere alle persone di abituarsi alla nuova realtà e prevenire le possibili resistenze. Lo spazio fisico è infatti uno degli aspetti più tangibili e riconoscibili del nostro lavoro ed è strettamente connesso con status e identità, per questo in genere molte scrivanie vengono personalizzate con foto, immagini o gadget – cosa impossibile in un modello desk sharing.

Per far sì quindi che un progetto di re-layout degli uffici sia un progetto vincente, condiviso e di successo possiamo identificare cinque passaggi chiave:

1. Creare un percorso graduale – E’ fondamentale prima di partire con il progetto architettonico analizzare l’azienda dal punto di vista culturale e organizzativo, sapere chi è la popolazione coinvolta dal punto di vista demografico, valutare i processi di lavoro e il livello di digitalizzazione. Il tutto con il proposito di definire insieme al committente obiettivi e priorità e darsi dei tempi che siano graduali, in modo da permettere alle persone di abbracciare il cambiamento come positivo.

2. Comunicare – Spesso il piano di comunicazione viene molto trascurato e limitato a mail o info nella intranet con il risultato di creare rumors e informazioni anche non vere, che generano panico e malcontento tra i dipendenti. Fornire informazioni continue sui tempi, sugli obiettivi e sulle scelte progettuali è il primo passo verso un’iniziativa di successo.

3. Ascoltare – Naturalmente la comunicazione è tanto più efficace quanto più è a doppia via. Ascoltando l’utente che abiterà gli spazi si possono capire le sue effettive esigenze, le aspettative e anche i dubbi. I momenti di ascolto possono essere sia formalizzati con focus group, survey e interviste che più informali. A tal proposito può essere utile creare dei change agent, dei veri e propri ambasciatori del cambiamento che possano fare da collante tra il team di progetto e tutti gli altri.

4. Coinvolgere – Coinvolgere è un altro aspetto fondamentale e aumenta l’ingaggio delle persone nel progetto e lo rende condiviso. Rendere attivi gli utenti nel processo di co-design fa in modo che gli spazi siano “personalizzati” e sentiti come propri e permette inoltre di correggere in corsa alcune decisioni progettuali, con il risultato di avere tutti più soddisfatti del risultato finale.

5. Formare – Per fare in modo che i nuovi uffici siano vissuti e utilizzati al meglio occorre formare e allenare le persone. In questo senso alternare momenti d’aula con esperienze dirette di lavoro presso altri uffici smart può essere una soluzione molto utile.

Per un’azienda investire su nuovi spazi di lavoro è pertanto una grande occasione per rendere effettivi e tangibili nuovi processi lavorativi e che porta vantaggi anche nell’attrazione di nuovi talenti. E’ per questo che sempre più spesso il workplace è un tema strategico di cui si occupa anche la funzione Hr in affiancamento a quella immobiliare.

* Co-Founder di Workitect, realtà di consulenza e progettazione di spazi di lavoro. Si è laureato in organizzazione e risorse umane, presso l’Università degli Studi di Milano, studiando il rapporto tra spazi fisici e persone dal punto di vista organizzativo. Dal 2016 si occupa di consulenza alle aziende nei processi di workplace change e nell’introduzione dello smart working. Tra gli organizzatori dello Smartworking Day, è speaker in eventi Hr e corsi universitari (Unimi, PoliMI, USI, LUM) e ha scritto articoli per riviste e quotidiani come Office Layout, Il Fatto quotidiano, Persone e Conoscenze.