Fase 2, si torna in ufficio: per farlo in sicurezza ci vuole un approccio sistemico

di Luca Brusamolino* e Francesco Sani**

Attenzione, per centinaia di migliaia di lavoratori il grande esperimento collettivo di remote working è finito e per molti è realtà il ritorno in ufficio. Non sarà proprio come un rientro dalle ferie, così è lecito chiedersi se le aziende si stanno già organizzando per ospitare nuovamente i dipendenti in sede.

Abbiamo visto che l’emergenza da Covid-19 ha costretto a cambiare abitudini, ma ha anche portato ad una maggiore diffusione della tecnologia e velocizzato i processi decisionali. Le imprese si sono trovate da un giorno all’altro a far lavorare da casa i collaboratori, qualcosa ha funzionato, qualcos’altro meno. Resta indubbio che lo smart working è entrato nel linguaggio comune e molti ne avranno colto i lati positivi.

Lavorare da casa non basta per fare smart working, in questa fase siamo stati obbligati a farlo, ma ci siamo presto resi conto che il domicilio non è spesso il luogo ideale, sia dal punto di vista dello spazio fisico, sia della tranquillità e dal punto di vista sociale.

Tuttavia, uscendo dal contesto emergenziale, questa nuova modalità lavorativa può essere efficace solo se strutturata in un percorso che coinvolge l’organizzazione a 360 gradi. Come possiamo quindi immaginare la fine delle restrizioni previste dal legislatore? L’accordo sul protocollo d’intesa tra Confindustria e sindacati per gestire la riapertura, integrando il testo già sottoscritto il 14 marzo, ha previsto per tutte le categorie merceologiche a cui è concesso di riaprire i battenti, il rispetto della massima sicurezza.

La sfida per le aziende impone di organizzarsi in maniera sistemica per la gestione del rientro in ufficio e accogliere i lavoratori. Bisogna ragionare come minimo nell’intervallo temporale di sei mesi e adeguarsi ad alcune fondamentali precauzioni. Prima di tutto va da sé che gli ambienti e gli arredi dovono essere sanificati. Occorre poi mettere mano al calendario, riorganizzando il lavoro su più turni e verificando gli spostamenti dei dipendenti.

Per capirci, come check organizzativo, è fondamentale sapere quale profilo di mobilità hanno i dipendenti per raggiungere il posto di lavoro. Bene intervenire sul distanziamento delle scrivanie, ma se le persone arrivano tutte prendendo la metropolitana nei soliti orari non gli facciamo un gran servizio di prevenzione.

È necessario mappare il tragitto casa-lavoro, chi abita più vicino e può utilizzare un mezzo proprio avrà un profilo di rischio più basso rispetto a quei dipendenti che non hanno alternativa ai mezzi pubblici per gli spostamenti.

Il layout degli spazi può essere rimodulato ma chiaramente non stravolto nel breve periodo, quantomeno rivisto, anche con segnaletica e comunicazione interna, per promuovere comportamenti virtuosi e garantire la distanza sociale. Lo scenario che si prospetta è quindi molto vicino a quello in cui si lavora abbinando lo smart working ad una presenza alternata in ufficio: un giorno sì e uno no, la mattina o il pomeriggio, ampliando la settimana lavorativa anche di sabato e domenica.

Ricapitolando, ci sono così tutta una serie di aspetti da gestire e che andranno visti con un approccio sistemico: la mobilità, il controllo degli accessi, la pulizia degli ambienti, il distanziamento sociale, sensori che misurano la qualità dell’aria o sistemi di prenotazione delle scrivanie.

Ripensare gli spazi di lavoro, gestire la salute e la sicurezza delle risorse umane, organizzare i trasporti: sono solo alcune delle sfide con cui si devono confrontare quelle attività che ripartono. Un panorama estremamente complesso che richiede un approccio innovativo.

Un approccio sistemico per le aziende italiane è il solo modo di affrontare la riorganizzazione e muove da una considerazione fondamentale: gli aspetti della vita aziendale in gioco sono molti, in settori diversi e tutti collegati fra loro. Per questo motivo è indispensabile un percorso che, coinvolgendo esperti con formazioni professionali differenti, consideri l’azienda come sistema interconnesso.

E voi come vi siete organizzati?

* CEO di Workitect, si occupa di consulenza alle aziende nei processi di workplace change e nell’introduzione dello smart working. Co-Founder dello Smartworking Day, è speaker in eventi Hr e corsi universitari (Unimi, PoliMI, USI, LUM) e ha scritto articoli per riviste e quotidiani. Project Leader di #Fase2, un team di esperti che stanno mettendo a disposizione di tutte le realtà che ne faranno richiesta linee guida gratuite per affrontare i cambiamenti necessari.

** Laureato in Media e Giornalismo, è storyteller del magazine Firenze Urban Lifestyle. Collabora con riviste e blog su tematiche attinenti alla Cultura e alla Sociologia del Lavoro. Gli piace informarsi e scrivere sui cambiamenti imposti alla società dall’economia 2.0