L’assistente di direzione, ovvero il biglietto da visita di un’azienda: le persone al centro!

di Vania Alessi*

L’emergenza ha stravolto le vite di tutti e la situazione ha sicuramente obbligato molte aziende alla digital transformation e a considerare lo smartworking, se ben organizzato, come un’alternativa valida al lavoro in presenza anche per il futuro.

Massimizzare l’efficienza, flessibilità, coordinare in modo impeccabile i team di lavoro e far sì che i progetti siano presidiati è un must. Lo abbiamo visto in questo periodi di lockdown in cui l’assistente ha continuato anche in smartworking a garantire in azienda efficienza e organizzazione. I suoi superpoteri? Interfunzionalità, digitalizzazione e connessione.

#Iorestoacasasecretary è l’hashtag che ha fotografato un ruolo particolare: quello degli/della assistenti di direzione, le cui doti di resilienza, problem solving, capacità comunicativa e intelligenza emotiva insite nella professione si sono rivelate strategiche in questo particolare momento di emergenza. Skill che saranno sempre più al centro delle aziende in futuro. Che si tratti di lavoro subordinato o anche di assistenti virtuali e freelance, mai come oggi la capacità di filtro e organizzazione sarà necessaria e complementare ai manager che devono “concentrarsi sul business” .

Se è vero che manager e imprenditori si circondano di persone di talento e dinamiche che aumentano il successo delle loro aziende, sono proprio le capacità e i contributi dei team che spesso determinano il risultato complessivo. L’assistente di direzione è il biglietto da visita di un’azienda e del suo manager e attraverso la propria immagine deve sapere trasmettere sicurezza e professionalità. Competenza, fiducia, integrità, rispetto reciproco, responsabilità sono le basi di una proficua relazione di business.

Sempre più digitale e tecnologica certo, ma con una grande dose di umanità, empatia: uno dei ruoli più preziosi della squadra, con un elenco di competenze ampio e in continua evoluzione. Fondamentale uno spirito critico, capacità decisionali, insieme a creatività, resilienza e abilità di anticipare la direzione e il fine del lavoro.

La business community Secretary.it raggruppa oltre 9mila iscritti (executive assistant, personal assistant e office manager) in Italia. Ruoli ricoperti nel nostro paese ancora molto spesso da donne, un buon 50% con una laurea o titolo di studio qualificato, la conoscenza di 2-3 lingue e almeno 10 anni di esperienza lavorativa. Pianificare le attività manageriali, facilitare i flussi di comunicazione, stringere in maniera proattiva nuove e consolidate relazioni professionali e umane.

Come farlo al meglio? Passione e curiosità verso il proprio lavoro e un costante aggiornamento sono gli ingredienti che non devono mai mancare.

Se in genere la maggior parte gestisce il calendario e le mail dei rispettivi dirigenti, spesso coordinando anche i viaggi d’affari, sempre più executive assistant ricoprono ruoli più ampi di coordinamento e di marketing, gestione di clienti e progetti, comunicazione interna ed esterna, organizzazione di eventi. E’ un’attività incentrata sulla comunicazione a tutti i livelli. Molti hanno anche responsabilità specifiche o funzioni amministrative, come la gestione di alcune voci di budget. E spesso di supporto ad attività di welfare e Csr (Corporate Social Responsability).

Secretary.it ha puntato durante questa fase Covid proprio alla formazione. Più di 4000 partecipazioni ai circa 50 webinar. I temi più apprezzati sono stati quelli motivazionali/relazionali e quelli relativi all’organizzazione del lavoro. Gli argomenti più richiesti? La Comunicazione con capi e colleghi; Comunicazione efficace, Time & Project Management, Mindfulness, la Gestione dei conflitti aziendali e personali.

Sempre più utile e apprezzata anche la formazione su strumenti per la collaborazione a distanza (Microsoft Teams) e per un miglior utilizzo dei social network (LinkedIn). E naturalmente Leadership, People Management, autostima e Boss Management.

Il sondaggio lanciato dalla community – tra il 15 maggio e il 10 giugno – ha visto 350 compilazioni tra gli iscritti. Il 54% dei rispondenti nelle regioni del Nord e Centro Italia ha lavorato in smartworking (54%), una piccola parte è rientrata stabilmente in ufficio (11%), mentre circa il 25% risulta ancora in cassa integrazione. L’inizio della fase 3 dallo scorso giugno non ha modificato molto la situazione: il 52% dei rispondenti infatti non ha ripreso le attività in ufficio. Solo il 32% ha ripreso la normale vita lavorativa mentre un 16% vive ancora una fase di incertezza.

Se le maggiori preoccupazioni relative al rientro in ufficio riguardano i possibili contagi, i disagi legati all’osservanza dei protocolli e dover usufruire dei mezzi di trasporto pubblici per raggiungere il luogo di lavoro, c’è comunque una forte voglia di rientro a una comunicazione e contatto diretto con capi e colleghi. Le persone al centro!

* Dopo una laurea in Economia e Commercio, ho trascorso i miei primi 14 anni lavorativi assistendo un imprenditore visionario. Ho imparato molto sulla leadership, la diversità, la collaborazione e la fiducia. Nel 2001 ho lanciato con mia sorella la community Secretary.it, punto di riferimento per gli Assistenti Manager, figure oggi sempre più manageriali, coinvolte nei processi decisionali e comunicativi, assolutamente strategiche. La mission? Far evolvere la professionalità, incoraggiare la crescita, rafforzando l’employer branding nelle aziende di questi veri e propri “business partner”.