La gestione dell’azienda si basa sulle promesse. Vengono sempre rispettate?

“Mi presenti quel report per dopodomani? Certo!” oppure “Se raggiungi quel livello di fatturato, ti do un premio o ti aumento lo stipendio”. Sono promesse che chiunque vive le dinamiche di una azienda ha sentito migliaia di volte. E’ normalissimo perché ogni azienda è fondamentalmente una rete dinamica di promesse che rendono possibile la coordinazione dell’attività d’impresa e mantengono vivo l’entusiasmo di dipendenti, clienti, fornitori e altri stakeholders.

Gli imprenditori devono quindi gestire con grande cura la propria rete di promesse incoraggiando il dialogo e l’interazione per assicurarsi, però, che poi gli impegni presi vengano rispettati. In altri termini devono saper praticare la cosiddetta “gestione basata sulle promesse”. Se lo fanno possono potenziare la coordinazione e la cooperazione tra colleghi e creare l’agilità necessaria per cogliere al volo le nuove opportunità di business e mettere a frutto le energie imprenditoriali dei dipendenti. In caso contrario verranno superati dai concorrenti che lo faranno. La gestione basata sulle promesse stimola gli individui a comportarsi da veri imprenditori all’interno dell’organizzazione scovando le opportunità, radunando le risorse necessarie per mettere a frutto queste opportunità e aggiustando il tiro cammin facendo.

Ma l’esperienza insegna che le promesse ben fatte sono accomunate da 5 caratteristiche che non sempre sono rilevate.

1) Le promesse ben fatte sono pubbliche. Gli impegni presi, monitorati e portati a termine in pubblico sono più vincolanti e dunque più desiderabili di accordi collaterali stipulati in privato. Quando gli imprenditori e i dipendenti assumono un impegno pubblico davanti ai colleghi, non possono fare finta di dimenticare quel che hanno promesso di fare e ricordare soltanto alcuni aspetti della promessa o venire meno completamente all’impegno preso. Né probabilmente avranno alcun incentivo a farlo: gli psicologi hanno scoperto che la maggior parte delle persone fa di tutto per mantenere le promesse fatte in pubblico. Dopotutto è in gioco la propria reputazione di competenza e affidabilità.

2) Le promesse ben fatte sono attive. In molte aziende gli imprenditori avanzano richieste ai dipendenti a profusione e alla rinfusa. I dipendenti afferrano le richieste, le mettono nel mucchio e riprendono a lavorare. È difficile che le richieste formulate in questo modo possano strappare una buona promessa. La negoziazione di un impegno, quindi, deve essere un processo attivo e fondato sulla collaborazione e sul confronto. Una conversazione attiva deve includere proposte, controproposte, impegni e rifiuti, anziché essere un’infinita richiesta di cose da fare.

3) Le promesse ben fatte sono volontarie. In molte aziende le persone si sentono obbligate ad ottemperare a qualsiasi richiesta, per essere considerate parte del team e accontentare il proprio capo o evitare di passare per incompetenti. Ma quando la risposta è sempre affermativa, che significa veramente? Può darsi che la risposta sia davvero un “sì”, ma potrebbe anche significare “no”. Le promesse più efficaci non si ottengono con la coercizione, ma sono volontarie. Gli individui si assumono poca responsabilità personale per le promesse fatte sotto coercizione (anche se la paura potrebbe spingerli a mantenerle). Per contro, gli individui si sentono profondamente obbligati a rispettare un impegno preso di loro spontanea volontà.

4) Le promesse ben fatte sono esplicite. Gli imprenditori e i dipendenti devono chiaramente riconoscere chi farà cosa, per chi e quando. Le richieste devono essere chiare fin dall’inizio. Lo stato di avanzamento deve documentare chiaramente il modo in cui la promessa viene eseguita e il successo (o fallimento) devono essere descritti nel dettaglio al momento dell’esecuzione piuttosto che a cose avvenute durante la valutazione trimestrale o annuale della performance. Le promesse esplicite stimolano la coordinazione e l’esecuzione a tutti i livelli dell’organizzazione. Ma ciò non vuol dire che i termini di una promessa debbano essere scolpiti nella pietra; al contrario, gli accordi devono poter cambiare con l’evolversi delle circostanze, con il mutare delle priorità o con l’emergere di nuove informazioni. Rinegoziare le promesse non è sempre piacevole, ma è normale.

5) Le promesse ben fatte sono fondate su una missione. Spesso un imprenditore/capo chiede ad un dipendente di assumere un impegno senza offrire alcuna spiegazione del perché la richiesta sia importante. Di conseguenza, il collaboratore è indotto a ritenere che la richiesta non sia particolarmente importante o che l’imprenditore/capo non lo consideri abbastanza intelligente da comprenderla. In ogni caso, il risultato non sarà dei migliori. Le promesse più efficaci sono fondate su una missione: cioè, l’imprenditore/capo spiega la ragione della richiesta e cerca di assicurarsi che il dipendente capisca la missione.