Posta elettronica del dipendente: una questione delicata. Le accortezze per gestire il quotidiano

di Maria Elena Iafolla*

Nella gestione del rapporto di lavoro, un tema che spesso genera incomprensioni e problemi è quello della casella di posta elettronica utilizzata dal dipendente. Si tratta di una questione particolarmente delicata, poiché racchiude in sé diritti, interessi e punti di vista di fondamentale importanza e che può sembrare poco agevole portare a una sintesi, come il diritto costituzionale alla riservatezza della corrispondenza, la normativa privacy e Gdpr, il diritto del lavoro e l’organizzazione aziendale. Alcune accortezze possano aiutare a gestire al meglio questi aspetti quotidiani del lavoro.

Casella email e privacy

Uno degli accorgimenti più semplici ed efficaci da adottare per una gestione serena della casella e-mail è forse anche quello più sottovalutato: mettere il dipendente in condizione di conoscere, sin dall’inizio, le corrette modalità di utilizzo di internet e della posta elettronica nonché la possibilità che vengano effettuati controlli. L’eventuale mancanza di indicazioni, infatti, può generare confusione sulla disponibilità dell’account, nonché determinare una legittima aspettativa del lavoratore – o di terzi – sulla confidenzialità del suo contenuto.

Più volte l’Autorità garante privacy ha precisato la necessità di informare i dipendenti circa i trattamenti di dati effettuati attraverso gli strumenti aziendali e le specifiche modalità adottando e condividendo policy e informative complete, trasparenti e chiare, prive di formule generiche e periodicamente aggiornate. Al contempo devono considerarsi vietate la lettura e la registrazione sistematica delle email così come il monitoraggio sistematico delle pagine web visualizzate dal lavoratore poiché ciò costituirebbe un vero e proprio controllo a distanza dell’attività lavorativa vietato dallo Statuto dei lavoratori.

Alcuni accorgimenti possono aiutare a tutelare tanto i diritti del lavoratore, quanto le esigenze produttive, per esempio:

1. Il datore di lavoro potrebbe rendere disponibili indirizzi “generici”, condivisi tra più lavoratori, da affiancare a quelli individuali e costituiti da nome e cognome. Oppure valutare di attribuire al lavoratore un ulteriore indirizzo destinato a uso personale;

2. Dovrebbero essere previsti, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi;

3. In caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, il dipendente dovrebbe essere messo in grado di delegare un fiduciario a verificare il contenuto dei messaggi e a inoltrare al datore quelli rilevanti per lo svolgimento dell’attività;

4. I messaggi di posta dovrebbero in ogni caso contenere un avvertimento ai destinatari in cui sia dichiarata l’eventuale natura non personale dei messaggi stessi precisando che le risposte potranno essere conosciute all’interno dell’organizzazione.

Casella postale del dipendente cessato: cosa fare

Com’è semplice intuire, il tema della casella di posta diviene particolarmente delicato nella fase di cessazione del rapporto di lavoro. In questo caso, gli account riconducibili a persone identificate o identificabili (e dunque non generici) devono essere disattivati e cancellati adottando sistemi automatici per informarne i terzi e fornire indirizzi alternativi da contattare. Non basta, dunque, semplicemente non accedere più alla casella poiché la disattivazione deve essere realizzata “secondo modalità tali da inibire in via definitiva la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account, nonché la conservazione degli stessi su server aziendali”.

Proprio di recente l’Autorità garante privacy ha avuto modo di esprimersi nuovamente su questi temi. Nel caso oggetto del provvedimento, la collaboratrice di un’azienda aveva raccolto, a nome dell’azienda stessa e tramite una casella mail aperta per l’occasione, i riferimenti di potenziali clienti incontrati a una fiera. Il rapporto di lavoro cessava e si generava un contenzioso, per difendersi nel quale – e per non perdere i contatti dei potenziali clienti – l’azienda aveva mantenuto attivo l’account di posta elettronica prendendo visione del contenuto e impostando un sistema di inoltro verso un dipendente della società. Il garante ha ritenuto il trattamento illecito e sanzionato della società dovendo, dunque, ritenere che neppure l’esigenza di tutela in giudizio possa giustificare la mancata disattivazione dell’account e l’accesso alla posta elettronica del lavoratore.

*Avvocato, esperta di nuove tecnologie, privacy e cybersecurity, anche in relazione alle tematiche giuslavoristiche