In che modo l’IA può aiutare l’approvvigionamento a ridurre i costi di fornitura nel 2024?

Mentre per le imprese europee le carenze di approvvigionamento causate dalla pandemia e dai continui disagi a livello globale cominciano ad attenuarsi, garantire una fornitura vantaggiosa sotto il profilo economico sta diventando di nuovo una priorità per i professionisti dell’approvvigionamento. “Il feedback che riceviamo dai leader dell’approvvigionamento in Europa è che nel 2024 si aspettano che i fornitori inizino a ridurre i prezzi”, afferma Nicolas Olague, leader del settore privato e aziendale presso Amazon Business. “Non sappiamo ancora quanto velocemente ciò accadrà o se riguarderà tutte le categorie, ma è previsto”.

Per chi lavora nel settore dell’approvvigionamento si tratta di una gradita occasione per tornare alle basi del lavoro, garantendo che eventuali riduzioni dei costi di fornitura si traducano in una riduzione dei prezzi per le imprese. Ma mentre l’aspettativa di molte organizzazioni è quella di discutere con i fornitori principali circa i componenti vitali e gli articoli di alto valore, i team di approvvigionamento tendono ad avere una scarsa conoscenza degli articoli di valore inferiore.

Tali categorie di spesa non controllate, tuttavia, possono raggiungere somme significative, afferma Olague, e in genere rappresentano il 20% della spesa totale di un’azienda e circa l’80% della sua base di fornitori. “Se non si ha alcun controllo sul prezzo e nessuna strategia di approvazione, è impossibile controllare i costi complessivi”, sottolinea. “La raccomandazione è di concentrare gli acquisti sul minor numero possibile di fornitori. Ciò permette di avere maggiore controllo, maggiore visibilità e ottenere prezzi migliori. Mettere in comune i volumi di spesa in più Paesi può essere d’aiuto nella negoziazione di prezzi migliori, aggiunge, come risultato delle economie di scala.

Un secondo consiglio è di anticipare gli acquisti prima di quando saranno effettivamente necessari e, se possibile, di acquistare in grandi quantità. “Ad esempio, pensa a quanti laptop ti serviranno l’anno prossimo sulla base della tua attività di acquisto negli ultimi cinque anni”, afferma Olague. “Ciò significa che puoi risparmiare non solo sul prezzo dei laptop ma anche su costi nascosti come l’elaborazione di più fatture”. Mettere in atto regole sulla spesa – come imporre ogni anno una percentuale crescente di articoli provenienti da fonti sostenibili – può anche aiutare a raggiungere obiettivi più ampi, aggiunge.

L’uso efficace dei dati, e in particolar modo dell’intelligenza artificiale (IA), è essenziale per ottenere un maggiore controllo su tale spesa. “Ciò sarà fondamentale per gestire le sfide legate ai costi nonché per raggiungere gli obiettivi ambientali, sociali e di governance che rappresentano aspetti centrali per le imprese”, aggiunge Olague. Molte organizzazioni attualmente non hanno accesso ai dati di spesa, aggiunge, soprattutto se sono solite acquistare articoli localmente come e quando ne hanno bisogno. Se hanno i dati a portata di mano, i tradizionali processi di gestione dei dati sono spesso lunghi e soggetti a errori, il che presenta delle sfide significative per i team di approvvigionamento. Tuttavia, le soluzioni di analisi della spesa basate sull’intelligenza artificiale, come Amazon Business Analytics, possono prendere in esame automaticamente i dati e sbloccare analisi tempestive e approfondimenti basati sui dati per un migliore processo decisionale.

Molte organizzazioni sono ora aperte all’idea di impiegare l’intelligenza artificiale per facilitare le loro attività di acquisto. Secondo il Rapporto sullo stato degli approvvigionamenti 2024 di Amazon, che ha condotto un’indagine in nove settori e diversi Paesi tra cui Francia, Germania, Italia e Spagna, poco meno della metà degli intervistati (45%) sarebbe disposta a incorporare l’intelligenza artificiale nei propri sforzi di approvvigionamento immediatamente o entro un anno, mentre l’80% sarebbe disposto a farlo entro due anni. Inoltre, quasi tutti gli intervistati (98%) ritengono che la propria organizzazione investirà in strumenti di analisi e insight, automazione e intelligenza artificiale per le proprie operazioni di approvvigionamento negli anni a venire.

Oltre a trarre vantaggio dalle informazioni aggiuntive che l’IA può generare, l’approvvigionamento può avvantaggiarsi dall’avere più tempo da dedicare ad attività che possono aggiungere valore all’azienda nel suo complesso. “Lo sviluppo della capacità di approvvigionamento, dell’agilità e dell’innovazione sono le massime priorità”, afferma Aster Angagaw, vicepresidente, responsabile del settore commerciale, pubblico e strategico di Amazon Business. “Per raggiungere questi obiettivi, i leader dell’approvvigionamento devono ottimizzare il tempo dedicato ad attività a basso valore come la raccolta di informazioni per i report, l’inserimento manuale dei dati in sistemi diversi e il contatto con i fornitori per avere aggiornamenti sulla consegna”.

Una sfida, tuttavia, è identificare il modo migliore per utilizzare tale tecnologia. Un responsabile dell’approvvigionamento di una multinazionale delle telecomunicazioni nel Regno Unito afferma che conoscere gli strumenti digitali da implementare e come farlo è una grande sfida: “Stanno arrivando molto rapidamente: tutti usano l’automazione, l’apprendimento automatico e l’IA. Compro uno strumento adesso? Aspetto? Esternalizzo questi servizi? Sono tutte domande che ci vengono poste”.

Un ottimo punto di partenza è l’impiego di soluzioni come Amazon Business, che ha esteso le funzionalità di IA e apprendimento automatico di Amazon, in sviluppo da oltre 20 anni, all’approvvigionamento. Al pari di Amazon, Amazon Business utilizza l’IA per migliorare l’esperienza di ricerca e la reperibilità dei prodotti, afferma Olague, permettendo agli acquirenti di visualizzare diverse opzioni in un unico posto. Inoltre, i consigli sui prodotti basati sull’IA di Amazon Business possono aiutare le organizzazioni a trovare articoli uguali o comparabili a prezzi inferiori o con disponibilità di sconti, ciò comodamente grazie a “Iscriviti e risparmia” o sconti sulla quantità per ordini grossi.

Questi possono anche essere combinati con altri dati relativi ai criteri di sostenibilità o a particolari tipologie di attività, come quelle gestite da donne o le piccole imprese. Ciò può aiutare i dipartimenti di approvvigionamento a indirizzare gli acquirenti interni verso particolari prodotti o aziende, contribuendo a raggiungere obiettivi ESG più ampi.

Nel tempo, attingendo alle informazioni sulle transazioni, è possibile avere un quadro più chiaro rispetto a dove l’organizzazione sta spendendo denaro e iniziare a sviluppare strategie per ridurre tale spesa, valorizzando al tempo stesso gli obiettivi aziendali più ampi. Ciò potrebbe avvenire eliminando gli acquisti non necessari, negoziando con i singoli fornitori per ottenere un prezzo più basso in cambio di impegni di spesa fissi o cercando alternative a basso costo o più sostenibili.

Il punto di partenza, però, è assicurarsi che gli acquisti avvengano attraverso canali autorizzati anziché tramite transazioni individuali o conti personali. “È importante fare un passo indietro e comprendere dove ci si trova in questo momento”, conclude Olague. “In che modo la mia azienda procede agli acquisti e come posso contribuire a ridurli? Alcuni piccoli aggiustamenti possono avere un grande impatto.”

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