Pmi, la crescita non passa dalle ‘lavate di testa’: come dare feedback negativi costruttivamente

Come consulente di direzione aziendale, mi capita spesso di vedere imprenditori e manager di piccole imprese che sono resistenti a dare feedback negativi ai loro collaboratori, preferendo invece “lavate di testa” pubbliche che danno l’impressione di essere “capo duro ed esigente”. Queste conversazioni sono invece impegnative perché la posta in gioco è alta per entrambe le parti: valutazioni e giudizi negativi possono influenzare l’umore del dipendente e, spesso, anche quello del gruppo di lavoro cui appartiene. Se il feedback negativo arriva poi come una sorpresa, il dipendente potrebbe addirittura considerare di cercare un nuovo lavoro.

Tuttavia, non tutti sanno che, se ben gestito, il feedback negativo è un dono che l’imprenditore fa al dipendente e all’azienda. Queste conversazioni difficili rappresentano infatti un’opportunità per rafforzare il rapporto tra manager e dipendente. È importante affrontare queste discussioni non come una ricerca di colpe, ma come occasioni per lavorare insieme verso la crescita e lo sviluppo.

Affrontare una conversazione sul miglioramento delle prestazioni richiede preparazione, empatia e collaborazione. Creare lo spazio per l’auto riflessione e la comprensione del cambiamento può aiutare il dipendente a sentirsi responsabile. Anche se ascoltare la verità può essere difficile, è un momento di insegnamento cruciale per diventare più resilienti e abili nel risolvere i problemi e sviluppare relazioni professionali. Ecco alcuni consigli al riguardo.

Innanzitutto, quando c’è un disallineamento tra le aspettative e le prestazioni del dipendente, è utile iniziare definendo cosa può portare al successo e chi sarà coinvolto nel miglioramento. Questo obiettivo deve essere condiviso tra voi e il vostro collaboratore. Un buon modo per avviare la conversazione è dire: “Dobbiamo avere un dialogo onesto e aperto. Non prenderlo come un rimprovero, il mio obiettivo è darti un feedback chiaro e lavorare insieme per il tuo miglioramento”.

Durante la conversazione, poi, è fondamentale riflettere su ciò che è accaduto senza far passare troppo tempo dalla prestazione negativa. Chiedete al collaboratore di valutare la propria prestazione, ponendo domande come: “Prendiamoci un momento per capire come siamo arrivati qui. Hai raggiunto gli obiettivi? Puoi farmi capire cosa ha funzionato e cosa no?”. Questo approccio aiuta a creare un terreno comune e a comprendere meglio il punto di vista del dipendente.

Inoltre prima di discutere il miglioramento delle prestazioni, è importante capire i valori del dipendente per basare la conversazione sulla crescita personale e professionale. Durante il processo di feedback, discutete come le azioni attuali si allineano alle sue aspirazioni di carriera. Domande come: “In che modo il tuo ruolo di analista contribuisce alla soddisfazione del cliente?” possono essere molto utili.

Non bisogna dimenticare anche che fornire feedback chiari e specifici è essenziale. Utilizzate esempi concreti per evitare ambiguità. Il generico “hai sbagliato” non dimostra equità e trasparenza; il collaboratore vuole sapere “dove e come ha sbagliato” affinché l’attenzione si sposti dalla colpa alla risoluzione collaborativa dei problemi. Affrontate la discussione come un’indagine, riconoscendo l’aspetto emotivo della conversazione, e mostrate empatia condividendo esperienze personali rilevanti, dimostrando soprattutto che siete lì per supportarlo.

Tenete presente che il feedback deve guardare al futuro. Comunicate chiaramente le aspettative future e chiedete al dipendente: “Cosa faresti per allineare le tue prestazioni agli obiettivi dell’organizzazione?”. Assicuratevi che il dipendente comprenda gli standard e sia allineato con gli obiettivi dell’organizzazione.

Infine, assicuratevi che la conversazione sia riservata e mostrate empatia per la difficoltà. Potete condividere un’esperienza negativa personale per creare un collegamento, come: “Le riunioni mi stancavano molto. Per gestirmi meglio, ho imparato a preparare un ordine del giorno chiaro e assegno compiti specifici in prima mattinata ai membri del team che devono preparare il meeting”.

In definitiva, affrontare queste conversazioni con cuore e mente aperti non solo migliora le prestazioni, ma rafforza anche la fiducia e il rispetto reciproco. E questo è il fondamento di un team veramente vincente.