Trovare il giusto equilibrio

L’incertezza della domanda e dell’offerta, unita all’inflazione, rende più difficile che mai per i team di approvvigionamento trovare il giusto equilibrio nella loro strategia di acquisto. Ma la business analytics e l’IA stanno contribuendo a fornire alcune informazioni necessarie.

I prezzi hanno finalmente iniziato a tornare a condizioni più “normali” dopo i significativi aumenti degli ultimi anni dovuti alla carenza di offerta a causa della pandemia di COVID-19 e al successivo periodo di inflazione. Tuttavia, continuano ad essere altamente imprevedibili e rimangono spesso in balia di eventi geopolitici o ambientali più ampi, nonché di picchi o carenze sia nella domanda che nell’offerta, rendendo difficile per le organizzazioni gestire il budget e pianificare con un certo grado di sicurezza.

Per chi lavora nel settore degli approvvigionamenti, dove la pianificazione è essenziale, ciò causa problemi significativi. Non avere una visione chiara di come e quando possano cambiare i prezzi delle materie prime, dei trasporti e di altri beni essenziali come il carburante rende difficile prevedere i prezzi di altri beni che dipendono da questi elementi.

A sua volta, ciò rende difficile pianificare la migliore strategia per i fornitori: se concordare un contratto a lungo termine a prezzo fisso, ad esempio, o adottare un approccio a breve termine, basato sul mercato, nella speranza che i prezzi scendano nel medio termine. Trovare il giusto equilibrio tra livelli di scorte e certezza dei prezzi, tenendo conto anche di imperativi aziendali più ampi come il passaggio a fonti di approvvigionamento più sostenibili, è un problema costante per i professionisti del settore.

Ciò si riflette nei risultati dello State of Procurement Report 2024 di Amazon, che ha identificato le due principali sfide esterne che i professionisti del settore degli approvvigionamenti si trovano ad affrontare: l’aumento dei costi di acquisto (evidenziato dal 36% degli intervistati) e la preparazione a cambiamenti inaspettati (che si è classificata al secondo posto a pari merito con i mandati ESG, con il 34%).

I principali rischi da affrontare nei prossimi due anni seguono un tema simile: i costi e i budget, citati dal 29% degli intervistati, sono considerati il problema principale, mentre i mercati e la volatilità della catena di fornitura (25%) sono al secondo posto.

Informazioni essenziali

Sebbene il panorama economico attuale sia difficile, l’emergere di data analytics e business intelligence negli ultimi anni sta aiutando i team di approvvigionamento a ottenere informazioni preziose sull’andamento dei costi di fornitura e sulla probabilità che i prezzi aumentino o diminuiscano.

Sapendo chiaramente cosa è stato speso e con quali fornitori, i team di approvvigionamento possono acquisire un senso di controllo sulla spesa corrente. Questa conoscenza non solo identifica le aree di potenziale risparmio, ma permette anche di anticipare le esigenze future e le fluttuazioni dei prezzi, consentendo un processo decisionale proattivo.

Armati di queste conoscenze, i team di approvvigionamento si trovano in una posizione migliore per aprire discussioni con i fornitori e garantire un buon rapporto qualità-prezzo. Inoltre, possono contribuire a indirizzare la spesa verso fornitori che soddisfano gli obiettivi più ampi dell’organizzazione, come ad esempio gli standard etici o sostenibili.

L’intelligenza artificiale non è un semplice strumento, ma una guida che può aiutare le organizzazioni ad avere una visione più approfondita delle loro abitudini di acquisto e delle tendenze future previste. Lo State of Procurement Report 2024 ha rilevato che il 98% degli intervistati sta pianificando investimenti in strumenti di analisi, automazione e intelligenza artificiale per le proprie operazioni di approvvigionamento nei prossimi anni.

Anche l’investimento in tecnologia o strumenti per essere più efficienti è considerato la principale attività in cui investire, secondo quanto dichiarato dal 36% degli intervistati.

La business analytics in azione

Per i clienti di Amazon Business, questo tipo di informazioni è già a portata di mano. Utilizzando Amazon Business Analytics, i team di approvvigionamento possono visualizzare la cronologia degli acquisti della loro organizzazione per tutti i tipi di spesa, in modo da poter tenere traccia degli acquisti effettuati da persone o gruppi. Possono anche utilizzare report personalizzati predefiniti per identificare le opportunità di ottimizzazione della spesa attraverso acquisti in blocco o il consolidamento dei fornitori.

Un’azienda che ne sta già facendo uso è Uber, che utilizza la funzione Spend Visibility per generare report grafici di business analytics. “Con Amazon Business Spend Visibility possiamo vedere la spesa totale dei gruppi aziendali, la dimensione media degli ordini, il numero di articoli, l’importo speso per ciascun articolo e molto altro ancora”, afferma Blaine Milner, Senior Procurement Analyst di Uber. “E non dobbiamo costruirlo noi. Tutti i calcoli sono fatti da Amazon e si allineano ai dati grezzi che vengono estratti dal nostro sistema di approvvigionamento”.

Questo sta aiutando l’azienda a diventare più sensibile alle abitudini di acquisto e a implementare misure per aiutare a superare eventuali problemi, come ad esempio l’acquisto irregolare, ovvero gli acquisti non autorizzati effettuati al di fuori del processo di approvvigionamento concordato. “Non dobbiamo più chiederci se ci fidiamo dei dati che stiamo consultando”, afferma Arrigotti. “Grazie ad Amazon Business, possiamo concentrarci sul significato dei dati piuttosto che sulla loro accuratezza”.

“Prima esaminavamo i dati di approvvigionamento ogni due o tre mesi”, aggiunge. “Ora possiamo esaminarli in tempo reale, il che ci rende molto più agili nel prendere decisioni. Di quali politiche di approvvigionamento abbiamo bisogno e quali politiche devono essere perfezionate? Possiamo rispondere a domande come queste molto meglio di quanto potessimo fare prima”.

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